国际工程物资采购与物流管理方法探讨论文

2018-08-04 物流管理

  国际工程物资管理是国际工程项目管理的重要组成部分,在物资管理中,工程物资的物流管理工作犹为重要,因为物资供应的是否及时,直接影响工程项目的顺利进行。尤其是我们现在施工的国家,主要集中在非洲国家,物资都相当的贫瘠,很多的物资、设备都需要从中国或第三国购买,并且在采购的过程中,要综合考虑物资设备的质量,标准,规格,交货期等综合因素同时,还要考虑,运输,退税,进口关税,结关等其它方面的因素,需要从整个供应链角度来考虑问题,由于涉及到的要素太多,如果处理不好,经常是影响项目生产的“瓶颈”问题,必须要引起高度重视,所以,我们需要从人员配置方面,制度管理方面都需要加强,然后从计划管理,物流管理风险控制都方面着手,控制项目的物资成本,保证项目的顺利进行和效益。

  1前言

  物资采购在项目实施过程具有举足轻重的位置,是项目成败的关键因素之一。因为项目的大部分资金除土建和咨询服务以外,都用于采购项目建设所需的货物,如机械设备,仪器仪表、运输工具、建筑材料、生产资料等等,项目物资和设备的采购花费往往占整个合同价的50%以上,因而物资整个供应链能否有效进行,会直接影响项目成本和项目的经济效益。

  在国际工程中,物资采购与物流管理相对更为复杂。特别是承建的大部分国外工程项目又主要分布在非洲偏远的地区,项目周边往往物资匮乏,交通条件差,物资很少一部分可以就地解决,有些需要从国内或第三国订购,物资采购工作又增加了国际贸易、出口、发运、清关、计税、结关等工作,由于距离远,耗时长,物资供应和管理问题往往是制约海外工程项目的“瓶颈”问题。很多刚刚迈出国门的公司,虽然在施工方面毫不逊色,但是由于地理条件的改变,由于空间距离的改变,项目经常因为一个小小部件的损坏,使得设备停置半个月,甚至一个多月,导致整个生产程序停了下来,给项目造成了巨大的损失,这样的教训不胜枚举。所以,为了避免类似的教训重复发生,笔者结合在国内,海外工程施工中的一些实际工作中的经验和做法,谈谈在国际工程物资采购与物流管理的方法,抛砖引玉,与大家一起学习探讨。

  2 目前国际工程物资管理的现状

  2.1 物资管理人员素质低下

  由于人员业务水平普遍较低,没有物资管理的意识,经常会出现:物资管理人员对市场情况不了解,采购时舍近求远;物资采购计划编制不及时,经常性造成紧急采购和胡乱采购的情况;物资计划编写不规范、物资的必要信息提供不完整,供应方不停澄清计划造成时间的浪费,甚至造成采购错误,积压和耽误生产;

  由于负责物资采购的人员年轻没有经验,缺乏专业知识,经常出现采购错误的情况。发运人员与购买人员两层皮,配合不顺畅,延误物资到达工地的时间和物资的质量。

  2.2库存管理不到位

  由于对物资库存没有合理的规划和预测,物资储备过多将积压资金,影响资金周转,会造成不良资产;而储量不足又将影响生产,造成紧急采购,增加采购成本支出,更甚者造成停工待料的严重后果。这种情况在一些项目中未得到足够的重视,有着深刻的教训。

  2.3物资管理流程有待系统化、规范化

  由于物资管理工作是辅助工作,并且项目的大多数人员没有国外经验,对于物资管理工作只是象国内一样的,简单理解为物资采购、收、发、保管,人人能做的工作,因此无专业技能的人员去从事物资管理工作,常常造成基本的物资统计信息无法提供,管理混乱,更谈不上对材料的监督和控制工作。

  3 主要对策和管理措施

  3.1加强队伍建设,提高人员业务素质,亟待建立一支高素质高效率的物资管理团队

  3.1.1把好人员选拔关

  从事国际项目管理的人员,要充分领会到物资管理工作的的重要性,选好物资管理人员,使其具备有良好的语言(听说读写译)能力、国际贸易知识、计算机应用技能、物资管理基本知识、同时要具备相应的帐务财务基本知识、基本的定额预算知识、工程基本知识等相关知识。要切实重视物资管理人员,保持其相对稳定性,从岗位和待遇上要体现出来。

  3.2.2当地择优聘用

  利用比较优势,结合项目和当地人员情况,利用当地人力资源,降低人员使用成本。现在不少项目,已经开始利用当地的熟练技工或培训他们在清关、采购、仓库管理方面独当一面进行材料管理工作。将凭证、帐、表设计成中英文格式,培训他们接受我们的管理要求和程序办理,起到了良好效果。

  3.2做好物资采购计划,确保项目物资管理井然有序。

  3.2.1制定物资采购计划的基本原则

  在物资购买的过程中,物资计划的制定,是非常重要的一步,如果物资的计划的制定不够明确,那么物资购买就无法进行下一步。并且如果物资计划如果制定的不当,不能根据项目的进展做到短,中,长期相结合,那么就有可能经常物资供应会出现断档的情况,并且会经常空运物资,造成大量的浪费。所以,如果不能制定一个好的计划,那么物资采购,不但不能做到井然有序,而且每天会毛手毛脚。

  结合施工计划、物资消耗定额管理和不同材料的性能特点等因素,各相关部门配合编制好各种物资计划。编制计划的原则是‘谁用料,谁提交需求计划’即:使用部门或人员提交材料需要计划,材料管理部门结合市场和储备编制采购、供应和资金计划。不同材料计划有不同的要求和用途不同,材料计划的编制是材料管理的‘龙头’,抓好材料计划管理工作,可以避免‘头疼医头,脚疼医脚’混乱和总是紧急采购的工作。另外,因施工生产任务增减或变更设计等原因,物资需用量出现增减,以及品种规格的变更,在规定时间内还要编制物资调整计划。

  货物采购计划应考虑的几方面因素:

  (1)采购货物的种类,数量,具体的技术规格,性能要求。要尽量依据数目的需要选用国际通用的标准和规格。

  (2)所采购的货物预计投入使用时间,要考虑货款成本、集中采购和分批采购的利弊等因素。

  要根据市场结构、供货能力以及竞争性,确定采购的批量安排。

  (4)采购工作的协调。协调管理多批、多项、不同性质、不同品目的采购是一项复杂的系统工程。

  (5)物资计划编号的制定,这些直接涉及到物资购买情况的跟踪和完成情况。

  (6)物资计划一定要清晰明确,让人一目了然。否则来回往复,无形中会耽搁很多事情,并且很容易弄错

  3.3正确选择购买渠道,有效控制购买成本。

  国外项目的物资采购主要有以下三种渠道:项目所在国物资采购,中国国内的物资采购,第三国的物资采购。物资采购部门应随时了解各类物资的市场动态,做好市场调查,然后根据物资计划,选择适当的购买方式。

  3.3.1对于当地市场供应充裕的物资,工具等以及油料,水泥,地材,木材等大宗物资能在当地解决的就地解决,这样做的好处是可以避免占用资金,随用随买,简单易行。

  3.3.2对于生活物资,专用工具,轮胎,活动房屋,以及一些国内价格较好,并且质量比较可靠的设备,如中小型推土机,挖掘机,装载机,压路机,翻斗车等等以及相应的配件都可以从中国采购。尤其目前在中国有很多新型的产品,可以大幅度降低使用项目的成本,要密切关注,在带动国内物资出口的同时可以较大程度的降低项目的成本,从而也为项目的经营做出一定的贡献。

  3.3.3 对于大宗物资可以考虑就近第三国采购的方式,沥青可以选择从中东进口,钢筋可以考虑从土耳其进口,大型的设备从中东进口等等。另外可以根项目持有的外汇品种来决定购买设备从哪个国家买,比如项目所收到的外币是欧元,就可以考虑从瑞典,德国等地购买设备,等意大利等地考虑购买钢护栏以及土工布等物资。以上这些信息的获得主要来自项目所在国的一些大使馆,现在由于INTERNET的广泛应用,使得信息的或者获得更加容易。

  3.3.4 通过区别采购的好处在既可以降低采购成本,又可以提高办事效率,为项目的有效进行提供保证。

  3.4跨国的物资设备采购流程

  跨国物资采购根据购买方所在国分为,从国内或从第三国进口物资设备两种情况。此类采购,相对在项目所在国采购方式来说流程比较复杂,一般包含三部分工作:项目根据物资计划寻找商家并签订合同,国内物资供应部门执行购买出口,项目所在国家办事处进行进口清关结算。

  3.4.1项目物资采购流程

  项目对于每次物资采购建立购买档案,档案登记内容如下:

  (1)经过项目总经或项目机械总监审批过,并经过项目经理批示的计划。

  (2)列明购买方式,询价内容,并设定计划编号。

  (3)多次反复报价。

  (4)确认购买传真文件,商务合同。

  (5)内附,物资动态表,跟踪物资的进展情况。

  (6)内附,付款情况档案,记录付款情况。

  (7)物资的物流位置。

  3.4.2国内总部对应部门处理流程

  当计划交到国内后,国内采购部门按照程序进行采购,基本工作程序如下:

  国内对应部门应配合每次物资采购建立购买档案,档案登记内容如下:

  (1) 项目计划编号,以及对应的工贸部的管理编号,该管理编号为唯一编号。

  (2)项目反馈意见。

  (3)商务谈判过程及纪要,签订合同文本等。

  (4)发运货物清单。提单,装箱单,发票,原产地证明,保单,合格证等所有的原件及复印件。

  (5)建立物资运输档案,每周更新。

  3.4.3办事处处理流程

  办事处清关采购人员收到国内的发运单据,提单,装箱单,发票,提单,保险单以及原产地证明后,开始清关,运输,把物资送往项目,以及办理完税手续等一系列工作。同时,办事处应针对本次采购建立相应的档案。基本结关处理流程(直接完税)如下:

  上图看出,国内采购,以及第三国采购的涉及的环节多,流程复杂,如何做好整个采购过程中各个节点的控制,是控制物资成本的关键。所以重视物资进出口和运输工作,组织协调部门衔接,做到权责清楚、做好各环节的动态跟踪工作。对于国内出口通常采用工程出口跟踪和配合工作,细化采购出口部门和清关部门的工作衔接程序,跟踪物资包装、集港、发运、到港、清关、运达工地和物资验收反馈工作。注重进出口单征规范化对加快出口和清关工作有重要意义,做到‘五个一致’即:物资计划和货物订单一致,货物订单和送货一致,送货和箱单一致,箱单和发运单一致,发运单和报关单一致,报关单和现场到货一致;重视以工程承包形式出口单证管理,包括:承包工程的合同、承包商海关编码、出口外汇核销单、装箱单、出口形式发票、保单、出口关单,有些物资还要出示商检单或出口许可证等。根据流程标的工作内容和范围,划分不同部门之间的责任,根据工作内容将具体责任落实到每个人,从而保证整个物流过程的顺利进行。

  其他需要注意事项

  (1)在签订国际贸易合同时,要熟知国际贸易术语的含义,特别是不同价格条件下(如:FOB、CIF、C&F)供需双方其权责界定,切实履行好义务,正当行使合同权力。一般情况下,我们在国内购买的物资都是采购FOB的方式,因为这样利于我们控制发货的速度以满足项目的生产需要;对已在其他国家购买的物资,一般会采购CNF的结算方式,保险由我们自己在项目所在国来做,这样可以在货物出现风险的时候易于索赔;对于易于破损的物资,如沥青,我们一方面可以采用集装箱运输的方式,保证沥青的完好率,另外一方面,我们可以采购CNF FREE OUT的方式,就是直接把货从船卸到车上,这样做的好处在于可以减少物资的港口费用,也可以减少装卸环节,保证物资的完好率。所以在签订国际贸易合同的时候要根据实际情况来签订,尽可能的`做到完美。

  (2)在开具信用证的时候,也要特别小心,所有的供应商都想要保兑信用证,这对我们来说具有很大的风险,因此要尽最大可能不能开出这样的信用证,并且为了防止国际贸易中的骗单,一定要坚持第三方的商检,这可能会发生一定的费用,但是对于保证货物的安全性还是非常必要的。

  (3)办事处在办理进口手续时要及时获取监理和业主的进口许可文件,一般分为临时性进口和永久性进口物资两大类。永久性进口的物资主要是在工程中消耗掉或产权属于业主的物资。临时性进口物资主要是产权属于承包商的物资。清关工作按照所在国的法律规定一般要通过有资格有经验的清关代理按程序请海关验关放行,所选择清关代理的经验、实力、能力不仅影响到进口物资的提货速度,而且正确计税对降低采购成本也有重大作用。

  3.5海外物资进口的合理避税

  在讲如何操作合理避税前,我们先明确什么是合理避税。我们要了解,合理避税,不同于偷税漏税,偷税漏税是违法犯罪行为,而合理避税是在仔细研究当地的法律规定的情况下,合法的避税以达到降低材料成本的目的。目前笔者所在国家埃塞俄比亚(简称埃塞)的国家公路工程所涉及的税收主要有:关税、消费税、增值税、所得税、企业预扣税收、进口货物附加税、印花税等相关税费,其税费具有征税范围较广,税率较高的特点。正常情况下在埃塞从事任何商业活动必须按15%的比率缴纳增值税;企业所得税税率为35%,对于永久进口生活物资等货物则提前征收3%的企业所得税;企业预扣税,另外税法规定,在当地采购货物,接受劳务等需按货物或劳务的价值预扣2%。由于,世界各国的经济政策各不相同,对所在国家经济相关法律了解熟掌握的悉程度,特别是象我们这种有大量进出口贸易往来的企业,将直接影响我们企业的经营收益。因此,当一个企业进入一个新的国家的时候,应当首先从该国的税法学起,这是保证企业合理合法生存的根本之一,当然这是需要研究的另外一个课题。

  4 结束语

  国际工程项目管理是一项复杂的系统工程,而国际工程物资管理作为其重要的组成部分,具有决定整个工程顺畅运行,控制工程成本,确保工程质量的举足轻重的作用。由于物资管理工作的好坏直接影响到企业的生产经营活动和经济效益,我们作为国际工程的实施者需要高度重视。

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