知识管理对档案工作的启示的管理学论文

2018-11-22 管理学

  摘要:知识管理(Knowledge Management)作为一种全新的管理理念和管理方法,随着社会的发展变得越来越重要,对档案管理工作有很大的启示。本文阐述了知识管理的涵义、兴起的原因以及知识管理的新特点,并深入分析了档案管理工作的现状,提出了其中存在的问题,论述了信息时代知识管理对档案管理的启示。

  关键词:信息时代 档案管理 知识管理

  知识管理是源于知识经济的兴起而产生的一种全新的管理理念,从20世纪90年代起在商业界开始流行,并普及到了其他领域,比如企业、政府机构和研究机构等。档案工作者必须对知识管理理论有清晰、明确的认识,将这种全新的管理理念与管理方法融入自己的工作领域,为社会的发展发挥更大的作用。

  1知识管理的三大特点

  虽然学术界对“知识管理”没有一个标准的定义,但相关学者还是达成了一定的共识,即:知识管理不仅仅是对知识的管理,也不是传统意义上对人的管理,而是主要包括知识搜集、知识存储、知识处理、知识共享等过程,依靠一个强大的知识搜索、过滤和集成工具,从组织内外部搜索组织现在和未来发展所需要的知识,把搜索到的知识进行分类、组织并存储,形成“知识仓库”,并把这些知识以最合适的方式进行布局与呈现,让需求者方便获取所需要的知识,同时形成以“知识仓库”为核心结点的知识配置、转移与共享的体制与机制。

  1.1管理范围的延伸

  从知识管理理论出发,知识可划分为显性知识和隐性知识,“显性知识”就是“言明的知识”,是指书面文字、图表和数学公式表述的知识,其特点是容易被传递和分享的;隐性知识从字面上理解就是尚未被言语或其他形式表述的知识,其往往是以个人的技术诀窍、工作经验等而存在着,当然与个体的知识结构、阅历、思维方式等相当密切。以往人类对知识的管理主要停留在显性知识管理的层面,比如档案、图书的管理,隐性知识的管理则通常是通过人力资源的管理实现的。知识管理的研究首先是从对知识的研究开始的,美国戴尔集团创始人之一卡尔·弗拉保罗认为:“知识管理就是运用集体的智慧提高应变和创新能力,是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。”由于企业的成功和持续不断的创新取决于企业的智慧和学习能力,因此识别并开发组织中的隐性知识是知识管理中极大的挑战。人们越来越深刻地认识到,管理人类的智慧,而现代企业管理需要具备的重要技能是将这种智慧转化为有创意的产品。在智力资本占主导地位的社会,将存在于员工思维中的隐微的、且往往是高度主观性的见解挖掘出来,将其不断转化为组织内部人们共享的知识库系统,然后组织成员通过共享这个知识库来不断地学习和成长,才能使知识具有物质般的投产力量。因而,对组织内成员的隐性知识的发掘成为组织培养创造力的源泉,因此管理范围的延伸是知识管理的新特点之一。

  1.2知识共享的深度

  在知识管理实施中,强调最多的方面就是知识共享。在实践活动中,知识管理实施不成功的一个关键因素就是知识共享无法达成。当然造成这种局面的原因,除了共享的方式方法有问题外,比较狭隘地认识知识共享的内容也是主要原因。在实践活动中,通常人们一提到知识共享,一般就是狭隘地理解为共享“知识文档”,而能表达为规范的知识文档的内容在剧烈变动的组织中并不是很多,也并非每个人都有能力去产出“知识文档”,所以知识共享就无法进行。在知识的共享中,实际上共享的内容除了知识文档(相对比较成熟并且能够显性化的知识)外,还包括了知识工作者共享自己正确的见解、观点和判断,而这部分是知识共享中很重要的部分。[1]德国教育学家第斯多惠曾经说过,“一个坏的教师奉送真理,而一个好的教师则教人发现真理”。

  从教育学的角度出发,教师尤其是中小学老师传递的都是“真理”知识,但仅仅告诉学生这些知识难道就够吗?根本是不够的,必须尽可能地教会孩子们如何去推导每个知识的过程,在推导过程中去发现问题,进而去分析问题、解决问题。在组织的知识结构中,有部分知识是类似于“真理”的知识,当然这些知识需要共享,让更多需要的员工掌握。但随着全球化和环境的急剧变化,在组织里这种“真理”型的知识所占的比例越来越低。所以,在当前组织中进行知识共享,不仅仅要共享知识的最终结果,更重要并具备可行性的是需要共享知识的形成过程。

  通过对过程的共享,促进隐性知识的传递和知识型员工的思维碰撞,加速知识的成熟,提高知识转化为产品和服务的效率。由此可见在和谐的管理环境下,要顺利地实施知识管理最关键的因素就是知识共享的深度,不能浅肤地停留在狭隘地理解之上。

  1.3和谐的管理环境

  知识共享的程度取决于和谐化的管理环境,通过知识管理而塑造的和谐化管理环境可以帮助员工更有效地提升个人能力、提升个人产能以及提升个人知识展现。知识、技能、基本素质等方面可以理解为个人能力,它是知识、技能和素质三者的有机组合。通过知识管理方法来梳理岗位知识体系,其目的:一是可以让每个员工更清晰地了解自己在知识、技能和素质三方面的不足和改进方向,二是可以使员工获得除培训之外的更多学习渠道。知识供给、协同效率、工作激情等方面可以理解为个人产能,它取决人在日常工作中是否可以及时获得知识,是否和同事有效协同,是否有足够的工作激情。

  通过知识管理平台、机制和文化的建设,可以很大程度上帮助员工获得工作中所需要的信息和知识,可以使上下级给你的工作配合能及时有效,也可以通过知识文化建设使员工在工作岗位具有更高的工作激情。三是对于知识型员工同样非常重要的就是个人知识展现,除了表现出个人的工作业绩之外,组织还需要员工更多地分享你的思考、心得和体会,这对组织和员工都是双赢的非常棒的事情。

  通过知识管理平台、机制和文化的建设,可以让员工的个人智慧更易表现出来。如果组织能够不断强化组织能力、组织产能以及组织知识共享,那么组织离真正的和谐管理环境就不会遥远了。而这样的环境不仅仅需要高层的智慧、中层的头脑以及基层的经验,更需要高层的诚心、中层的用心、基层的尽心。[2]因而,要实现知识共享必须具备和谐的管理环境,和谐的管理环境是知识管理的新特点之三。

  2档案管理现状再分析

  学校档案是学校的重要知识资源,档案管理是学校知识管理的重要内容。学校的知识资源是指学校在学科建设、教育教学、科研活动中积累的知识及其管理体系,它包括知识本身和在管理中形成的'-38-管理观念、思想和文化、管理模式与方法等等。档案既然是学校重要的知识资源,那么,档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程。它涉及学校对档案形成、积累、整理和归档的监督、协助和控制,以及对档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、统计、检索和开发利用等。当前各高校大都设置有综合档案室,但是缺少规范化和系统性,与社会的发展及时代的要求相比,档案管理工作还存在较大的差距和不足,主要表现在:

  2.1档案意识有待进一步加强

  档案意识不强的具体表现是人们对档案的重要性认识不足,了解不够。在人们的心目中,档案工作无非就是简单地收集、整理、保管一些已成为历史的东西,是简单劳动,没有太多的意义。有的领导片面认为,档案工作的好坏无关紧要,业绩考核也不与档案工作挂钩,在档案工作上下功夫没有必要。[3]

  2.2档案人员素质和待遇有待进一步提高

  信息增值的状况直接决定了新知识生产的成本和质量,对于知识密集型机构来说,信息是原材料,对这些信息加工和分析的专业人员是知识创造者。但档案工作人员却普遍存在以下问题:其一,档案人员素质不高,业务不够精通。很多档案管理人员是“身兼数职”,半路出家,不注重职业道德教育和岗位培训,没有经过业务学习和培训就上岗;一些单位在档案工作人员配备上,不注重懂计算机且热爱档案事业、默默奉献的人员担任专职档案管理员,不注重学历、业务、素质,即使学历较高,也不是学档案专业的,难以满足时代发展和档案工作的需要。其二,档案部门待遇差,队伍不稳定。与其他相关部门相比,档案工作人员待遇差,工资收入低,奖金福利差距大。档案部门在晋职、晋级、职称评定等方面得到的待遇也不公正,与相关的图书系列相比差别较大,造成了档案工作在单位中不受领导重视,安排档案部门的干部时,很多人不太愿意来,即使来了,也不安心工作,有的是想办法调动,有的是混日子,守摊子,档案部门的工作人员思想不稳定,不去刻苦学习、深入钻研业务知识。

  2.3相关硬件设备有待进一步更新

  档案工作要想顺利而有效地开展,需要有必不可少的物质基础。但有的单位根本就没把档案工作经费列入规划中,有的即使列入了规划,所占比例也很少,造成了档案设备不全,硬件设施差,具体表现在:没有标准固定的档案库房,随意找间房屋充当库房,找几个柜子存放档案,易造成档案磨损、破坏、丢失的现象;管理不规范,有的单位档案就放在办公室,档案柜随意摆在墙边;硬件设备不全,如去湿机、防磁柜、空调等必要的设备都没有,达不到保护档案、延长其寿命的最基本条件;技术装备大多陈旧落后,如分类组卷、编制索引目录和检索工作等是传统的人工操作,计算机管理在很多档案管理部门未跟上现实需求,尤其是农村中小学档案管理的硬件建设。硬件建设是提高农村中小学档案水平的基础,同时也是档案管理质量好坏的重要保障,但许多农村中小学没有把档案设施建设列入学校基本建设的总体规划。由于农村中小学的财力条件差没有配置足够的档案库房,库房内没有配备空调、去湿机以及防虫、防火、防盗等基本设备;尤其是对于有特殊保管要求的档案如声像、实物、电子文件等,没有设立专门库房,严重影响档案的保存时间。因此,现有的档案管理工作不能满足时代发展的需求,档案管理应随着时代的发展而发展,随着技术的更新而更新,吸收知识管理的理念,借鉴知识管理的方法,对档案管理工作将大有裨益。

  3知识管理对档案工作的启示

  随着经济的发展,知识管理越来越成为众多的领域适应新时代要求的一种获取和保持竞争优势的重要选择,知识管理也越来越多地运用在学校管理的各个方向和各个层面,在档案管理中运用知识管理的讨论越来越激烈。关注作为学校记忆的重要组成部分的学校档案的管理,探讨并借鉴知识管理对学校档案管理的启示已成为必然。

  3.1从知识管理范围的延伸特点出发,注重挖掘隐性知识

  知识管理理论对隐性知识的关注以及关于隐性知识显性化的研究提示我们,档案工作不仅要注重对组织内产生的显性知识(文档)的收集、管理,而且更要重视对隐藏在组织内部的隐性知识的发掘,人们发现问题和解决问题的能力,掌握的技术技能和技术秘密,工作中的经验和判断力,决策时所具有的洞察力和前瞻性都是隐性知识的直接体现。[4]这部分知识对组织的发展、延续具有决定性的作用,隐性知识虽然具有高度的个性化、感性化的特点,但信息技术的发展已为隐性知识的显性化提供了良好的技术条件,档案工作人员要对蕴藏在组织管理流程中、组织文化中、组织成员头脑中的隐性知识进行积极的分析、识别,档案部门要与隐性知识存在的个体、组织各部门建立、保持一种密切友好的关系,通过网络这个平台,建立扩大收集知识的渠道,将各部门、每个成员的工作经验、技术诀窍、思想火花,及时收集、整理,例如组建退休员工的文档,注意收集他们离职演讲的材料、退休后的著述、参加各种座谈及研讨会时发表的意见等,这些材料中包含着他们人生的感悟、工作的经验、对工作过的单位的评价、希望,是非常有价值的知识,可以给后来者以启示、激励,为单位的发展提供多方面的帮助。如果档案工作不仅能提供组织所需求的原始档案信息,而且可以将那些隐含在组织内部的知识挖掘出来,经过加工、整合、创新,以知识产品的形式加以提供,使利用到的人感受到这些知识的可贵,那么档案工作的价值就能更充分地显现出来。

  3.2吸收先进的观念,推动知识的共享

  档案部门应从知识管理所描绘的知识高度共享的理想图景中得到启示,如图1所示。档案只有在利用中才能体现其价值,档案工作也只有把档案信息在适当的时候以最适宜的方式传送给最需要的人,才体现出了工作的意义,从而实现了工作的目的。当前档案部门亟需做的就是改变以往围绕以档案实体为中心的思考、管理方式,代之以利用者为中心的思维方法和管理方式,以档案信息资源共享为目标,大力进行档案信息资源的开发,开展多种形式的档案利用服务,发挥档案部门馆藏丰富的优势。[5]目前,许多单位已建成以档案部门为主的信息中心,档案部门就更应全面利用多种知识资源,为利用者提供多方位、多角度、多途径的知识服务,促进知识的共享。

  3.3构建学习型档案部门,积极实施知识管理

  档案部门面临着信息时代带来的档案管理理论与技术方面的难题,再加上现在是终身学习的年代,档案部门更需要建成学习型组织,营造个人、组织共同发展的良好和谐组织环境。档案部门内部必须努力去调动员工的学习和工作热情,期待形成一种尊重知识、知识共享、互利互惠的文化氛围,从而创造良好的沟通情境,特别要注重人员的培训、继续教育,为自己的成员能从组织中汲取知识、增长才干提供良好的条件,与此同时也鼓励自己部门的成员积极思考、认真学习现代化的管理技术、勇于创新,为档案事业的发展贡献自己的经验、技术。[6]构建学习型档案部门,更能促使档案工作人员具备更高的工作所需的素质,更能积极实施知识管理。现在从知识管理活动来看,要建成知识管理系统,必然涉及知识的收集、识别、分类、整合、检索、传递,而档案部门及档案工作人员在长期的档案工作实践中早已积累了这方面的知识,他们熟悉信息来源的渠道,善于对知识进行识别,长于知识的检索与分配;从知识管理具体技术来看,文档管理技术是处理显性知识的关键技术,这同样是再熟悉不过的档案工作技术。当然,档案工作者还要具有知识管理者必需的耐心、细心、执着、积极的工作态度,利于组织中隐性知识的发掘。档案工作人员应以舍我其谁的气势积极参与知识管理的实践,在知识管理中显身手,为社会的发展做出更大贡献。

  总而言之,面对知识管理的热潮,作为档案工作者必须保持高度的清醒意识,只有在具备扎实的业务知识、丰富的工作经验、诚实可信的人格魅力、执着的进取精神、积极乐观的工作态度的基础上,主动地去理解和吸收新的管理理念,在新的管理理念驱使下,通过实践工作不断改进工作方法,不断实现由实体的保管者向知识的提供者的转变,才能更有效地提升自己的工作价值和社会意义,才能更有效地扩大档案工作的影响力度。

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