文秘专业需求分析的介绍

2021-01-18 专业介绍

  一、民营企业对文秘专业人才的需求

  民营企业是本院文秘专业学生的主要就业方向之一。据沈建红先生等人的调研结果,首先作出民营企业需求文秘专业人才有关情况的报告。

  文秘专业是一个传统的人文类基础性专业,随着市场经济的迅速发展,整个社会对文秘人才的需求状况正在发生深刻的变化。民营企业在不断崛起的过程中,急需中高级文秘人员。用一位民企老总的话说:像我们这样规模较大、发展较快的民营企业要选几名“像样”的文秘人员都很难,其他中小企业更难了。这说明许多民营企业都想拥有“像样”的文秘人才。

  那么,民营企业究竟需要什么样的文秘人才他们急需的文秘人才应具备哪些素质和职业能力、知识结构高职院校应如何顺应民营企业的需要培养适用性人才这些都是高职院校应该弄清和考虑的问题。为配合我校文秘重点专业建设与教学改革工作,本课题组于去年下半年起至今年6月,开展了旨在为文秘专业改革提供依据的民营企业需求情况的调查活动,目标是调研民企对文秘人才的需求,了解民企对文秘人才的综合素质、知识结构和专业技能等方面的要求。此次调研活动以民营企业为调查对象,重点走访了12家民营企业,主要采取走访面谈、问卷调查以及资料调研等方式,发放问卷并回收110多份,在访谈和问卷中获取了大量的第一手资料。

  通过调研活动得出结论:文秘人才的需求前景看好,民营企业对文秘人才的需求十分注重素质和能力需要。因此,高职文秘专业的教学改革应以社会需求为导向,重视人才的综合素质、专业知识和职业技能的培养,突出企业特色和适用性,以增强文秘专业人才的就业适应性。

  从需求数量上看,被调查的民企 100%均表示需要文秘人才。在回答今后三年平均每年需要文秘专业毕业生人数时,90%以上的单位选1—2个,另有近10%的单位选了3—5个或更多。这说明民企对文秘人才的需求有一定的空间。

  从需求层次上看,80%以上的单位选择了大专(高职)毕业生,只有不到 20%的单位表示需要本科及本科以上的毕业生。这显示,民企对文秘人才的需求比较注重实际,一般认为受过文秘大专层次教育已够用。不少民企认为,他们急需的是文秘专业方面的适用人才,看重的是文秘人才的专业素养、技能和事务能力,并非仅以学历高低为条件。

  从需求的秘书类型上看,65%的单位选了复合型秘书,这表明,当前复合型人才最受欢迎,其次为应用型秘书· (15%)、创新型秘书(10%),另有5%的单位分别选了操作型秘书、技术型秘书。

  调查反映,民营企业对文秘人才的素质需求是多元化的,但都存有“德才兼备”的倾向。据统计显示,民营企业注重的文秘专业毕业生的综合素质,从高到低依次是:思想和道德素质 (33%)、文化素质(27%)、业务素质 (13%)、心理素质(8%)、团队协作精神和沟通协调能力(5%)等。大部分单位在招聘文秘人员时最看重的是基本素质,如品德修养、灵活程度、努力程度和知识面等,可以概括为“要素质而不求专业精”。

  素质中,“德”为首,可见“德”在民营企业的重视程度。思想和道德素质方面选择较多的是:职业道德(75%)、事业心(63%)、良好人际关系(43%)、吃苦耐劳精神 (38%)、忠于职守(28%)。

  文化是知识经济时代的显著特征,其高低在很大程度上影响着个人的整体工作水平。因此,民企对文化素质的重视程度排第二位。最注重文秘人员的文化素质是从高到低依次是:掌握扎实的专业技术知识(38%)、掌握宽阔的专业知识(28%)、了解一般的人文科学知识(26%)、掌握相关学科知识(16%)、了解一般的社会科学知识(4%)。

  业务素质往往会直接影响工作效率,民企注重的文秘毕业生的业务素质依次是:独立工作能力 (42%)、组织管理能力(35%)、实际操作能力(28%)、创新能力(23%)、获取加工和利用信息的能力 (10%)。

  良好的心理素质也是民企关注的因素,当今社会是一个充满竞争和挑战的多元化社会,文秘人员能否适应新时代并谋求工作的成功,很大程度上取决于个人心理素质的强或弱。民企最注重毕业生的心理素质是易于投入、热情工作的心理(40%)、自信心(37%)、自主主动工作(25%)、追求卓越、渴望成功(11%)、开放乐观(9%)。

  值得一提的是,团队协作精神与沟通协调能力越来越为民营企业所看重。有位民企的人事主管说,企业需要的是沟通能力强、有亲和力,能够运用自己良好的沟通能力与企业内外有关人员接触,能够合作无间、同心同德、完成组织的使命和目的的人。平时在学校参加社团、组织策划完成过大型活动的学生最受欢迎,这些学生到了工作岗位后,很快能融入团体,顺利开展工作。

  调查显示,民营企业最看重的文秘专业毕业生的前五项综合能力,依次为语言表达能力、人际沟通能力、应变能力、实践能力、文字表达能力。文秘从业人员必须具备这五种综合能力才能适应现代民营企业的要求。认为文秘从业人员应该具备的职业能力,按重视程度,依次为职业道德、敬业精神、专业素养、使用和维护现代办公设备的能力。

  民营企业在录用文秘专业毕业生时最看重的能力因素是“专业水平”(26%),其次是反映专业能力、沟通能力、心理素质等综合能力的“面试的第一印象”(19%);再次是“社会实践经历”(18%)。此外,“外语水平”(15%)和“计算机水平”(9%),而这两项也可以视作专业能力。专业水平是民企最看重的素质,它是文秘专业学生就业能力的基础。

  另据问卷调查显示,在被调查单位中对应聘秘书岗位的毕业生是否获得秘书职业资格证书表示重视的占35%,一部分单位表示不会十分在意,关键是看是否真正具备秘书的职业技能,当然有的话最好;对获得电脑操作等级证书重视的占55%,但对是否获得外语等级证书却100%表示重视。

  在问到文秘专业毕业生除了文秘专业知识外,最需要掌握的其他知识时,民企的老总选择最多的是经济管理、科技等方面知识,会计、统计和财务管理等方面知识以及企业管理知识、法律知识等。

  大部分民企认为高职学生最需要进一步培养的能力是:敬业精神、知识能力水平、文化素养和吃苦耐劳精神。在问到高职毕业生与其他重点或名牌学校的毕业生在知识能力水平上有否明显差距时, 85%的民企单位认为有一定差距,还有的认为有明显差距。在问到高职生就业中存在的主要问题,大部分民企单位认为是高职院校的人才培养规格和质量目前还难以满足社会的需求,高职生的知识结构还不能完全适应经济的快速发展。

  据调研显示,民营企业对文秘专业人才的需求有很多的共性,概括起来有四个特点,一要有良好的工作态度,有谦虚好学的品行;二要肯吃苦耐劳,学会适应环境;三是注重情商,善于沟通协调、与人共事;四要一专多能,有能胜任文秘工作的综合素质、能力,属复合型通才。

  调研中我们发现,民企需要的文秘人员实际上是“综合文秘”。因单位规模相对较小,文秘分工不是太细,文秘人员身兼多职,往往集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身,除了必须具备的文秘专业知识和能力之外,还要掌握其他非文秘专业的基础知识。不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力,还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”,搞接待、公关,还要为企业领导出谋献策、辅助决策。

  此外,商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。在市场经济舞台上,企业的秘书不仅要懂得涉外法规、涉外礼仪、涉外经济,还要明白商务方面的信息,了解企业的产销规律和特点,具有一定的策划能力和营销能力。适应民企的'客观需要,文秘人员要学习涉外法规、现代企业管理知识和现代生产技术,掌握相关信息资料,学习和运用法律知识,履行好依法办事的责任,适应企业的新需要。

  民营企业秘书的参谋咨询作用相对于其他类型的企业更为突出。企业为了在激烈的市场竞争中获胜,更需要高层次、高水平的秘书为自己当好参谋,以增强企业的竞争力。一个好的秘书不仅要做好本职的分内工作,还是主管“上司”的好参谋、好助手,有些事情要替“上司”考虑周全,甚至在不影响关系的前提下,有效地引导“上司”开展各项工作,这是新时期对民企文秘人员提出的新要求。 随着民企经济的发展,民企对文秘人员的文化素养要求越来越高。文秘人员不仅要以“文化”一员的身份参与、促进企业文化的发展,又要以对外使者的形象去展示企业文化的理念与内涵。要以自己独有的专业特长参与企业文化建设。从企业外在形象来说,从厂房样式、环境装饰、标语口号到厂徽设计、节假日氛围布置等,基本都是靠文秘人员来承担。内在形象更是无边无际,从公关、礼仪、交流、会议、办案等都是文秘工作的范畴。

  根据调研,对文秘专业教学改革提出几点建议

  1.从“行政秘书”模式向“企业秘书”模式转化。随着国家机构改革的深入和公务员制度的全面实施,文秘专业高职生大部分将无可选择地进人企业就业。作为一种培养应用型专门人才的高职秘书教育,应顺从秘书工作职业岗位由行政秘书到企业秘书的趋势变化,面向我国各类所有制企业特别是广大民营企业办学,树立鲜明的企业特色,围绕现代企业所需的秘书类型来组织教学改革,无论是在课程设置还是具体授课内容的安排上,都必须突出企业特色,并强化企业秘书的综合职业技能训练,使学生毕业就能就业,成为深受现代企业欢迎的文秘人才。

  2.以“应用性”为主旨,整合文秘专业课程体系。对文秘专业相关课程进行整合。不再强调学科的系统性、完整性、理论性,而以实用性、技能性为特点,删除陈旧课程,合并重复课程,适当精简必修课程,以实用、够用为主;增设选修课程,开设企业文化学、企业管理学;兼容公共关系类课程,设立社交礼仪、现代人际关系学、商务谈判实务等课程;突出现代文秘特色,设立办公自动化、涉外文秘、外语交际口语、计算机文秘应用软件和汽车驾驶技术等类课程,补充新兴科技的发展、世贸组织对文秘工作的影响和要求等内容,以确保教学内容的先进性。

  3.注重职业能力培养,全面实施素质教育。实行人才培养模式的转变,要着眼于对学生五种素质和三种能力的培养。五种素质是指德、识、才、学、体五个方面,德包括道德品质、职业素养、个性心理品质三个层次;识是指见识;才是指才能;体是指体魄。三种能力,一是指语言能力,即要有较强的文字写作能力,又要有较好的口语表达能力,即精通国语,又谙熟外语;二是独立的分析与解决问题的能力,不仅要掌握娴熟的专业知识和专业技能,还要掌握获取信息、处理与利用信息的能力。三是创新能力的培养,是指文秘人员创造性地贯彻领导者的意图,为领导者工作提供最佳服务的能力。这些基本素养对于将来从事文秘专业学生而言可能比理论知识与专业技能更为重要。特别是要培养良好的人格特质,主要包括敬业、奉献、诚实、可靠,善于与他人合作、有吃苦耐劳的精神等,这些是民营企业衡量文秘人才的重要标准,高职院校要加强对文秘专业学生这些方面的职业素养与人格特质的教育与培养。

  4.强化职业技能训练,探索多证多能教学模式。合理设置实践课程,精心设计课程实训、实习、社会实践,使学生获得从事秘书职业所需的知识和技能,并获得进入秘书职业所需的秘书职业技能鉴定证书。在文秘专业实践体系中,使秘书基本技能与现代信息技术运用、人文素养、国家秘书职业标准相结合,强化学生的现代商务、现代办公设备应用、人际交往和企业管理等职业技能训练。提倡多证多能,要求文秘专业学生在取得专业文凭的基础上,持有多种能力证书,如文秘职业资格证,普通话证书,外语、计算机等级证书,汽车驾驶证以及电子商务、报关员等资格证书,提高毕业生的就业竞争力。

  5.重视人文精神,强化人文素质教育。秘书作为一种综合性、服务性、文化性很强的职业,不仅要具备秘书职业岗位要求的实际应用能力,又因其服务过程中包含着丰富的文化内涵,还须具有较高的人文素养。学校可搭建文秘专业需要的文化平台,结合学生社团,课内与课外结合,开展利用地方特色文化为载体的人文素质教育与实践活动,让学生加深对地方文化的解读与体味,促进学生运用能力的提高。与地方文化产业骨干企业合作,建立强化人文精神、创新人文素质教育的实践基地,组织文秘专业学生到企业去感受企业精神,体验企业文化,使学生获得广泛的人文知识和技能。

  本次调查我们力求客观、真实地反映民营企业对文秘人才的需求,尽力为高职文秘专业教学改革、提高文秘专业学生就业适应性、更好培养适应民营企业需求的专门人才提供依据和建议。尽管在调查过程中我们的调研工作会存在着局限性,在思考分析中会出现一些偏差,但我们相信,这些具有实践应用价值和参考意义的调查研究成果定会促进高职文秘专业建设和教学改革的健康发展。

  二、珠三角部分地区近期职场对文秘的需求

  据《广州日报》报道,近期珠三角用人单位对秘书的需求量逐渐增大,秘书职位正在走俏。以东莞市为例,统计数据表明2005年8月和9月该市的文秘岗位大约达到1500多个。

  以往只负责抄抄写写的秘书,往往给人“花瓶”的印象。如今秘书工作被划分到行政管理范畴,主要是帮助经理分担日常事务,职责涉及到文档信息管理、会议和约会的安排、起草信函和文件以及内部和外部的沟通等各方面,已经成为一个公司、单位不可或缺的职位。

  同时,对文秘职位的要求有了提高。在招聘会现场发现,不少招聘单位要求秘书具备人际交往、文档管理、计算机运用等多方面能力以及灵活性、独立性、耐心细致和敬业精神。

  一位企业负责人称,在不同规模的公司,对秘书人才的要求也不同。一些处于起步阶段的公司和人员配备较少的办事处,比较青睐多才多艺的“全能型”秘书;而一些大企业、大单位,由于分工细致,更需要与专业对口的“专才”。为了获得高工资,文秘可以通过培养额外技能来使自己变得稀缺,从而提升自己的人力资本价值。

  据介绍,文秘培训课程设置囊括商务文秘、企业管理、职场商务礼仪、社交口才、日常英语、项目代表、谈判技巧、求职技巧等八大方面。

  同时了解到,秘书待遇差别甚大。来自江西的陈小姐表示,虽然她在某公司担任秘书一职已近两年时间,但底薪只有千余元,而且两年来也未曾有过调薪。她很想跳槽去待遇好点的企业,但是在人才市场内转过几圈后发现,要不就是外企门槛太高,自己的能力达不到,要不就是一些简单性的文书工作,工资水平和目前相差无几。

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